HR-Prozess automatisieren

Bewerbungen per E-Mail, manuell in Excel übertragen, an mehrere Standorte weitergeleitet – das kostet Zeit und schafft Unübersichtlichkeit. Wir haben ein Outlook-Add-in entwickelt, das Bewerberdaten automatisch erfasst und über ein Ampelsystem standortübergreifend nachvollziehbar macht.

Ausgangssituation

Ein Kunde erhielt sämtliche Bewerbungen per E-Mail. Jede eingehende Bewerbung musste manuell in eine Excel-Datei übertragen werden. Zusätzlich wurden die Bewerbungen per E-Mail an verschiedene Standorte und Führungskräfte weitergeleitet.

Mit zunehmender Anzahl an Bewerbungen entstanden mehrere Probleme:

• Hoher manueller Aufwand bei der Datenerfassung
• Fehleranfällige Excel-Listen
• Keine Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand
• Doppelte Bearbeitung einzelner Bewerbungen
• Unklarheit darüber, welcher Standort bereits informiert wurde
• Lange Reaktionszeiten gegenüber Bewerbern

Die Folge war ein zunehmend unübersichtlicher Recruiting-Prozess, der wertvolle Zeit im Personalbereich band.

Unsere Lösung

Wir entwickelten ein Outlook-Add-in, das direkt in die bestehende Arbeitsumgebung integriert wurde. Sobald eine Bewerbung per E-Mail eingeht, werden die relevanten Bewerberdaten automatisch ausgelesen und in einer zentralen Datenbank gespeichert.

Dabei erfolgt keine automatische Bewertung oder Auswahl der Bewerber. Die Entscheidung verbleibt vollständig beim Menschen.

Zusätzlich wurde ein standortübergreifendes Ampelsystem entwickelt:

• Grün: Bewerbung wurde an den zuständigen Standort weitergeleitet.
• Gelb: Bewerbung befindet sich aktuell in Bearbeitung.
• Rot: Bewerbung wurde noch keinem Standort zugewiesen oder benötigt eine weitere Aktion.

Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, welche Bewerbungen eingegangen sind, welcher Standort zuständig ist, wer bereits informiert wurde und wo Handlungsbedarf besteht.

Ergebnis

Der manuelle Aufwand für die Erfassung von Bewerbungen wurde nahezu vollständig eliminiert. Die Personalabteilung gewann eine zentrale Übersicht über sämtliche Bewerbungsprozesse und konnte deutlich schneller auf neue Bewerbungen reagieren.

Besonders wichtig: Die Automatisierung ersetzt keine Personalentscheidung. Sie übernimmt lediglich repetitive Verwaltungsaufgaben und schafft Freiräume für die eigentliche Arbeit mit Menschen.

Projektfazit

Viele Unternehmen suchen nach komplexen KI-Lösungen. In der Praxis entstehen die größten Effizienzgewinne jedoch häufig dort, wo bestehende Prozesse zunächst digitalisiert, strukturiert und automatisiert werden. Dieses Projekt zeigt, dass bereits kleine Eingriffe in bestehende Abläufe zu erheblichen Zeitersparnissen und einer deutlich besseren Prozessqualität führen können.